Pressemitteilung

Einkaufsvorteile durch Konsolidierung und Standardisierung

Wagt man heute einen Rückblick ca. 6 – 8 Jahren, kann man getrost behaupten, damals herrschte regelrecht Wildwuchs im Einkauf von MICE Leistungen. Die Fachabteilungen hatten Narrenfreiheit im Hinblick auf die Auswahl ihrer Dienstleister. Nicht selten musste der Travelmanager hören: „Wir fürchten den Individualitätsverlust unseres Events“. Zu gerne erinnere ich mich an einen Akquisetermin 2003 bei einem Travelmanager eines führenden Automobilkonzerns, wo genau das das Thema war: „Meine Damen aus dem Fachbereich erzählen mir immer, das kann man nicht in „Tüten“ packen“… und es folgte ein amüsanter Nachmittag, bei dem ich berichten konnte, was alles in eine Tüte geht! Für diesen Kunden konnten wir anschliessend einen Standardprozess umsetzen und geschlossene Verträge in ein einheitliches Raster bringen.

Damals waren die Unternehmen vorwiegend damit beschäftigt, ihr Travelmanagement in den Griff zu bekommen und zu konsolidieren. Genau diese Bewegung – sofern noch nicht geschehen – hält dieser Tage Einzug im MICE-Management. Kaum noch ein DAX Unternehmen, dass den strategischen Einkauf von MICE Leistungen nicht über das Procurement steuert. Einer neuesten Studie zu Folge, steht diese Konsolidierung des Veranstaltungseinkaufs auch bei vielen KMUs in 2012 ganz oben auf der Agenda.

Neben dem klassischen Konflikt zwischen operativer Einheit, die eher die Inhalte im Fokus hat, gegenüber dem Einkauf, die vor allem die Konzentration auf ein ausgewähltes Suply Chain Management und ressourcenschonende Prozesse legt, wird weiterhin mit der einkaufsgesteuerten Lieferantenauswahl enorme Veränderungen auf die Branche zurollen.

Alle Dienstleister müssen sich darauf einstellen, dass langfristig der Kunde neben dem gesamten Quotierungsprozess auch die Inhalte des Vertragswesens vorgeben wird und sie zunehmend „fremdgesteuert“ sein werden.

Der Einkauf hat im Focus, Kosten zu senken und verändert im Wesentlichen 3 Instrumente:

Einheitliche Einkaufswege/Prozesse

Lieferantenauswahl selektieren

Einheitliches Vertragswesen für alle MICE Bereiche

Es ist keine Seltenheit mehr, wenn ein Lieferant die Form des Angebotes nicht wie gefordert erfüllt, dass er im Buchungsprozess – ähnlich wie Formfehler im Ausschreibungsverfahren - keine Berücksichtigung finden wird.

Neben verhandelten Vertragsraten oder gesonderten Stornierungsbedingungen, sind vor allem Zahlungsziele sehr wichtig für Konsolidierungskunden. Durch Sicherung von Liquidität, kann der Einkauf enorme Potentiale sichern.

VOR- UND NACHTEILE VON MICE-KREDITKARTEN

Mittlerweile haben sich Kreditkartengesellschaften auf das MICE Segment spezialisiert. Für die Firmen sind vor allen Dingen 2 Argumente pro MICE-Kreditkarte sehr attraktiv. Zum Einen können sich die Firmen Zahlungsziele „erkaufen“, die bei 30 Tagen aufwärts beginnen. Diese Liquiditätssicherung im Veranstaltungsbereich kann in der Summe schnell einen mehrstelligen Millionenbetrag bedeuten. Zum Anderen ist die Kreditorenpflege Zahlungsabwicklung über das MICE-Kreditkartensystem auf nur einen einzigen Kreditor beschränkt – statt auf die Summe aller Lieferanten. Auch dies bedeutet eine erhebliche Kosteneinsparung für die Unternehmen, geht man davon aus, dass eine einzige Kreditorenpflege zwischen EUR 150 – 250 Kosten pro Jahr verursacht.

Ausgelobte Statistiken durch die Kreditkartengesellschaft sind zwar nur beschränkt und umfassen z. B. keine Plandaten oder Detaildaten, dennoch kann ein Kreditkartenlösung für viele Kunden das Optimale sein.

PREISENTWICKLUNG

Konsolidierte Vertragsbedingungen werden zwangsläufig Einfluss auf die Quotierung der Lieferanten nehmen. Verhandelte Stornierungsraten, Deposits, Freiplätze und verlängerte Zahlungsziele mit oder ohne Kreditkarte werden – über kurz oder lang - sich auf die Marktpreise auswirken. Alle Lieferanten sollten darauf vorbereitet sein.